Dommuras GDPR Policy

Behandling av personuppgifter

Hyresvärden behandlar alltid personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande dataskyddsförordning och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. I det här dokumentet finns viktig information om hur vi behandlar personuppgifter om hyresgäst(er) som är fysiska personer inklusive enskilda näringsidkare och om kontaktpersoner till hyresgäster som är juridiska personer. Din integritet är viktig för oss och vi uppmuntrar därför dig att läsa igenom dokumentet noggrant.

Om hyresgästen är en juridisk person ansvarar representanten för att se till att denna information lämnas till kontaktpersoner eller andra individer vars personuppgifter kan komma att behandlas under hyresförhållandet, personuppgiftsansvarig m.m.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

En personuppgift är varje upplysning som avser en identierad eller identierbar fysisk person (en registrerad). Inom ramen för ett hyresförhållande är det främst personuppgifter om dig i egenskap av hyresgäst (privatperson eller enskild näringsidkare) och kontaktperson som vi behandlar. Sådana uppgifter kan vara t.ex. namn, personnummer, titel samt e-postadress, telefonnummer, lägenhetsnummer och adress. Vi kan även komma att behandla personuppgifter om tredje man såsom god man eller förvaltare, borgensman, anhörig och fullmaktshavare. I vissa fall inhämtar vi även en kreditupplysning.

Hur samlar vi in personuppgifterna?

Vi samlar vanligtvis in information direkt från dig som hyresgäst (privatperson eller enskild näringsidkare) alternativt från dig som representant/kontaktperson för hyresgästen. Vi kan även samla in uppgifter från myndigheter såsom Kronofogdemyndigheten.

För vilka ändamål, vilka personuppgifter, på vilken rättslig grund och hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

När hyresavtal tecknas behandlas personuppgifter i syfte att fullgöra och administrera våra rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet. Den rättsliga grunden är avtal.

Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress bland annat när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar samt när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el, vatten och värme och/eller andra nyttigheter samt när vi skickar information till dig. Den rättsliga grunden är avtal.

I förekommande fall behandlar vi uppgifter om god man eller förvaltare. Den rättsliga grunden för sådan behandling är samtycke.

Vi kan även behandla uppgift om borgensman, anhörig och fullmaktshavare i förekommande fall. Den rättsliga grunden för sådan behandling är berättigat intresse. Det berättigade intresset består i att kunna ha kontakt med hyresgästen och administrera hyresavtalet. Hyresvärdens berättigade intresse väger tyngre än den enskildes intresse av att ha sina personuppgifter skyddade.

För att säkerställa att det finns ekonomiska förutsättningar för att erlägga hyra för bostaden kan kreditupplysning inhämtas. Den rättsliga grunden för behandling av sådana uppgifter är avtal.

Vi kan behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi t.ex. att kontrollera att du studerar. Den rättsliga grunden är avtal.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina personuppgifter enligt våra separata rutiner. Vi behandlar även dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer rapporter om störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar och/eller skador i bostaden eller andra överträdelser av hyresavtalet. Den rättsliga grunden för behandlingarna är avtal.

Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Den rättsliga grunden för sådan behandling är rättslig förpliktelse.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att marknadsföra oss och våra tjänster och service. Dina personuppgifter kommer även att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av under hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Den rättsliga grunden för sådan behandling är berättigat intresse som består i att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Inom ramen för hyresförhållandet, kan vi komma att lämna ut personuppgifter till andra bolag som tillhandahåller tjänster till oss (t.ex. IT- tjänster eller förvaltningstjänster) eller bolag som tillhandahåller varor/tjänster som hyresgästen kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet (t.ex. försäkringsbolag).

Vi kräver att alla tredje parter respekterar säkerheten för dina personuppgifter och att personuppgifterna behandlas i enlighet med gällande lagar och regler. Vi tillåter inte tredjepartsleverantörer som är personuppgiftsbiträden att behandla dina personuppgifter för sina egna ändamål. Vissa tredje parter kan vara etablerade utanför EU/EES och i de fallen vidtar vi åtgärder för att se till att adekvat säkerhet finns på plats så att dina rättigheter gällande dataskydd fortsätter att vara skyddade. Sådana åtgärder innefattar att Europeiska Kommissionen har bedömt att det land där mottagaren av uppgifterna finns har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter eller att adekvata kontraktuella skyldigheter åvilar mottagaren. Med kontraktuella skyldigheter avses att vi och den tredje parten har ingått avtal om överföring av personuppgifter genom användning av EU-kommissionens standardiserade avtalsklausuler (standard contractual clauses). Du kan ta del av EU-kommissionens standardiserade avtalsklausuler på EU-kommissionens webbplats.

Om det förekommer störningar i boendet, betalningsförsummelser och/eller skador i bostaden eller andra överträdelser av hyresavtalet kan vi komma att lämna ut uppgifter till berörda myndigheter. Vi lämnar även ut personuppgifter om det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar dina uppgifter till dess att uppgifterna inte längre behövs eller anses vara inaktuella. Vi sparar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Vi kommer att radera personuppgifter om dig när du flyttat från din bostad men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet, i förekommande fall beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om störningar i boendet eller andra liknande uppgifter avseende hyresgästens användning av bostaden som kan läggas till grund för hyresavtalets upphörande sparas, i det fall åtgärd inte vidtas för att få hyresförhållandet att upphöras, i två år. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial (t.ex. hyresbetalningar) kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande räkenskapsår.

Vi omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt separat dokumenthanteringsplan.